Vitena als Software für Ernährungsberater? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Vitena

Wir haben Ahmet Çakıl über die Ernährungsberater Software Vitena ausgefragt.

Die Antworten von Ahmet Çakıl sind in grün markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Ernährungsberater Software in 3
   Sätzen.

Vitena ist eine cloudbasierte Praxissoftware für Ernährungsberaterinnen und Ernährungsberater: Klientenakte, Terminkalender, Online-Terminbuchung, Sitzungsnotizen, Ernährungspläne und Leistungsabrechnung in einer Oberfläche. Dazu gehört ein öffentliches Verzeichnis – jede Praxis erhält eine eigene Profilseite, über die neue Klientinnen und Klienten direkt buchen können, ohne vorher ein Konto anzulegen. Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Ablaufdatum; die Vollversion kostet ab 15 EUR pro Fachkraft und Monat.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• Zwei Seiten statt nur Verwaltung. Die meisten Programme im Vergleich verwalten Klienten, die Sie schon haben. Vitena bringt zusätzlich neue: über das Verzeichnis und Ihre öffentliche Profilseite mit Buchungsfunktion. Für neu gegründete Praxen ist das der eigentliche Engpass.
• Dauerhaft kostenloser Tarif – keine Testphase, kein Ablaufdatum, keine Kreditkarte. Profilseite, Online-Buchung, unbegrenzte Klientenakten und bis zu 3 Teamplätze sind dauerhaft kostenlos enthalten.
• Klientenportal ohne Registrierung. Ihre Klientinnen und Klienten öffnen einen Link und sehen Termine, Pläne, Notizen und Formulare – ohne Konto, ohne Passwort. Das senkt die Hürde spürbar; nach unserer Erfahrung scheitert Klienten-Software meistens genau an der Registrierung.
• Ein Preis für alle Fachgebiete. Der Arbeitsbereich passt sich der Disziplin an (Ernährungsberatung, Zahnmedizin, Physiotherapie, Psychologie, Kosmetik, Kindesentwicklung). Für Gemeinschaftspraxen mit gemischten Berufen ist das ein Unterschied – ein System statt drei.
• Hosting in Deutschland. Alle Daten liegen in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1). Ein AVV nach Art. 28 DSGVO wird angeboten: vitena.care/data-protection/gdpr.
• Sieben Sprachen (DE, EN, ES, TR, NL, UK, PT) in einer Oberfläche – relevant für Praxen mit mehrsprachiger Klientel.
• Preistransparenz. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestvertragslaufzeit, monatlich kündbar, alle Preise stehen öffentlich auf der Website.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir nennen die Grenzen lieber selbst, damit die Einordnung stimmt:

• Keine BLS-basierte Nährwertanalyse auf Mikronährstoff-Ebene. Wir rechnen auf Makro-Ebene (Kalorien, Eiweiß, Kohlenhydrate, Fett) pro Position, Mahlzeit und Tag. Wer eine vollständige Nährstoffanalyse mit Bundeslebensmittelschlüssel und automatischem Abgleich gegen DGE-Referenzwerte braucht, ist mit einem spezialisierten Analyseprogramm (PRODI, EBISPro, OptiDiet) besser bedient. Vitena ist Praxisführung, nicht Nährwertlabor.
• Keine GKV-Abrechnung. Kein §302-Weg, keine TI-Anbindung, keine Kassenabrechnung. Vitena ist auf Selbstzahler-Praxen ausgelegt.
• Keine eigene Videosprechstunde. Ein externer Meeting-Link (Google Meet, Zoom) lässt sich am Termin hinterlegen; eine eigene Videoinfrastruktur haben wir nicht.
• Kein Telefon-Support und keine Hotline. Support läuft über Chat, WhatsApp und E-Mail – dafür direkt beim Team, ohne Ticket-Warteschleife. Ein Videotermin auf Englisch ist auf Wunsch möglich.
• Der Datenimport deckt Klientenstammdaten ab (CSV), nicht die vollständige Historie eines Vorgängerprogramms. Alte Sitzungsnotizen und Pläne müssen entweder als Datei angehängt oder nacherfasst werden.
• Junges Produkt. Wir sind seit 2025 am Markt; öffentliche Bewertungen sind entsprechend noch wenige.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Reine Web-Anwendung, keine Installationsvariante. Es gibt nichts zu installieren, nichts zu aktualisieren und keine lokale Datenbank, die gesichert werden müsste. Ergänzend gibt es eine Android-App für das Klientenportal (Google Play) – die Fachkraft-Oberfläche selbst läuft im Browser.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Die Oberfläche ist durchgehend für Smartphone und Tablet ausgelegt; Kalender, Klientenakte, Sitzungsnotizen und Pläne lassen sich unterwegs nutzen. Für längere Arbeiten – etwa das Erstellen eines mehrwöchigen Ernährungsplans – ist der Desktop komfortabler.

Für Klientinnen und Klienten gibt es eine eigene Android-App (Klientenportal): Termine, Besuchshistorie, Pläne, Formulare und Ernährungstagebuch inklusive Barcode-Scanner. Eine iOS-App gibt es derzeit nicht – auf dem iPhone läuft das Portal im Browser mit demselben Funktionsumfang.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrplatzfähig ohne Zusatzmodul. Jede Fachkraft hat einen eigenen Zugang und einen eigenen Kalender; Rollen und Rechte steuern, wer was sieht. Es gibt keine Gerätebindung – dieselbe Person kann parallel am Empfangs-PC und am Tablet arbeiten. Im kostenlosen Tarif sind 3 Teamplätze enthalten, in der Vollversion bis zu 30. Zu beachten ist nur, dass jeder Platz einer Person gehört; geteilte Sammelzugänge empfehlen wir aus Dokumentationsgründen nicht.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktueller Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) und eine Internetverbindung. Kein bestimmtes Betriebssystem, keine Mindest-Hardware, kein Server in der Praxis, keine Java- oder .NET-Installation. Windows, macOS, Linux, Android und iOS werden gleichermaßen unterstützt.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein. Vitena benötigt eine Internetverbindung. Das ist eine bewusste Entscheidung: Ein Offline-Modus bringt Synchronisationskonflikte in die Klientendokumentation, und genau dort wollen wir keine zwei Wahrheiten haben.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erscheinen laufend und werden zentral eingespielt – für Sie unsichtbar, ohne Downloads, ohne Wartungsfenster, ohne Versionsnummern, die Sie pflegen müssten. Funktionsreleases kommen in Zyklen von etwa zwei bis vier Wochen, Fehlerkorrekturen laufend. Alle Nutzerinnen und Nutzer arbeiten immer auf demselben aktuellen Stand; es gibt keine veralteten Installationen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Sicherung läuft vollständig serverseitig und automatisch – tägliche Sicherungen der Datenbank plus zeitpunktgenaue Wiederherstellung. Für technisch weniger affine Nutzer ist genau das der Punkt: Es gibt nichts einzurichten und nichts zu vergessen. Kein externer Datenträger, keine Backup-Erinnerung.

Für den Datenexport stehen zur Verfügung: Besuchszusammenfassungen und Berichte als PDF (einzeln oder per E-Mail an die Klientin), Ernährungspläne als PDF sowie – auf Anfrage – ein vollständiger Datenexport im Rahmen der DSGVO-Auskunftspflicht.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

• Serverstandort Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Keine Datenverarbeitung außerhalb der EU. AVV nach Art. 28 DSGVO wird angeboten: vitena.care/data-protection/gdpr.
• Technische Mandantentrennung. Jede Praxis erhält ein eigenes Datenbankschema – die Daten zweier Praxen liegen nicht in denselben Tabellen nebeneinander, sondern getrennt. Das ist aufwendiger als die übliche Trennung über eine Kennzeichenspalte, schließt eine ganze Fehlerklasse aber technisch aus.
• Verschlüsselung im Transport (TLS) und im Ruhezustand; rollenbasierte Rechte; Protokollierung von Zugriffen.
• Digitale Einwilligung: Einwilligungstexte werden versioniert, und der unterschriebene Datensatz enthält eine vollständige Kopie des Textes, der zum Zeitpunkt der Unterschrift galt. Eine spätere Änderung der Vorlage verändert eine bereits unterschriebene Einwilligung nicht.
• Keine Weitergabe oder Auswertung von Klientendaten zu Werbezwecken; keine Nutzung für KI-Training.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• Google Kalender – Synchronisation in beide Richtungen. Termine aus Vitena erscheinen im privaten Kalender, und umgekehrt blockieren private Termine die Online-Buchung. Genau das verhindert Doppelbuchungen bei Praxen, die nebenbei weitere Verpflichtungen führen.
• OpenFoodFacts für die Lebensmittelsuche und den Barcode-Scan im Ernährungstagebuch.
• Externe Videodienste (Google Meet, Zoom, Teams) über einen am Termin hinterlegten Link.
• E-Mail-Versand für Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Berichte und Portal-Einladungen.
• Öffentliche Schnittstelle für KI-Assistenten (MCP-Server). Ein Detail, das heute noch selten ist: Unsere öffentlichen Verzeichnisdaten sind für KI-Agenten maschinenlesbar abrufbar. Wenn jemand ChatGPT oder Claude nach einer Ernährungsberatung in seiner Stadt fragt, kann der Assistent unser Verzeichnis direkt abfragen – ausschließlich öffentliche Daten, ausschließlich lesend. Klientendaten sind davon vollständig ausgenommen.

Nicht vorhanden: Outlook-/Exchange-Synchronisation, DATEV- oder Fibu-Schnittstelle, Wearables und Fitness-Apps, offene REST-API für Kundendaten.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Ernährungsberater-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kundenverwaltung?
    • Wie können Kundendaten und -historien verwaltet werden?
    • Segmentierung nach Zielgruppen oder Beratungszielen möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Kundenverwaltung anmerken?

• Unbegrenzte Klientenakten – auch im kostenlosen Tarif. Kontaktdaten, vollständige Terminhistorie, Sitzungsnotizen, Messwerte, Dokumente und Dateien an einem Ort.
• Klinisches Profil mit eigenen Feldern, Messwerten und Verlaufsdiagrammen; Dateiablage pro Klient.
• Segmentierung über Filter nach Leistung, Kostenträger, Status, Fachkraft und Zeitraum. Eine freie Tag- bzw. Kampagnensegmentierung im Marketingsinn ist nicht Teil des Umfangs.
• Neu hinzugekommen: die Kostenträger-Angabe pro Klient und pro Termin – Sie hinterlegen, wer zahlt (Selbstzahler, private Versicherung, Arbeitgeber, Einrichtung), und sehen offene Forderungen getrennt nach Zahler.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Anamnese & Bedarfsanalyse?
    • Digitale Anamnese?
    • Was wird hier alles mit einbezogen?
    • Automatische Auswertung der Anamnese und Vorschläge für weitere Maßnahmen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Anamnese/Bedarfsanalyse?

Digitale Anamnese ja: Formulare werden aus Vorlagen erstellt und der Klientin per Link ins Portal geschickt – Ausfüllen ohne Registrierung, direkt am Handy.

Mitgeführt werden Stammdaten, Ernährungsgewohnheiten, Beschwerden, Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien und Unverträglichkeiten, Ziele sowie beliebige eigene Felder.

Automatische Auswertung ja: Antworten werden automatisch gewertet und zu einer Punktzahl mit Risikokategorie verdichtet; das Ergebnis liegt sofort in der Akte. Mitgeliefert werden fünf Vorlagen, darunter der MEDAS-Score zur Mittelmeerdiät-Adhärenz.

Nicht vorhanden: verzweigte Fragebogenlogik (Folgefragen abhängig von einer Antwort). Automatische Auswertung und Verzweigungslogik werden oft verwechselt – Ersteres haben wir, Letzteres nicht.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Ernährungsplänen & Einkaufslisten?
    • Anpassbare Vorlagen?
    • Automatische Berechnung von Mengen nach Bedarf?
    • Datenexport (z.B. PDF, Excel) oder digitale Übermittlung an Kunden möglich?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Erstellung von Ernährungsplänen & Einkaufslisten anmerken?

Anpassbare Vorlagen: Pläne werden aus Vorlagen erstellt und pro Klient angepasst – Tage, Mahlzeiten, Portionen, Alternativen.

Mengen und Nährwerte werden pro Position, Mahlzeit und Tag automatisch berechnet (Makro-Ebene, siehe Frage 18).

Einkaufsliste wird aus dem Plan automatisch erzeugt und ist im Klientenportal abrufbar.

Übermittlung: PDF-Export sowie direkte Bereitstellung im Klientenportal und in der Android-App – die Klientin hat den Plan immer dabei, ohne PDF-Anhänge zu suchen.

KI-Entwurf: Ein Plan-Entwurf lässt sich auf Basis von Zielen, Vorlieben und Unverträglichkeiten automatisch erzeugen und danach von Hand überarbeiten. Der Entwurf ist ausdrücklich ein Ausgangspunkt, keine fertige Beratung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Ernährungs- & Fortschrittstracking?
    • Wie können Kundenergebnisse dokumentiert werden (z.B. Ernährungstagebücher, etc.)? Falls ja: ist eine automatische Auswertung der Ergebnisse möglich?
    • Visualisierung von Fortschritten (Diagramme, Charts) möglich?
    • Integration von Wearables oder Fitness-Apps möglich?
    • Feedback-Funktionen für Kunden?
    • Weitere Tracking-Funktionen?

Ernährungstagebuch im Klientenportal: Die Klientin erfasst Mahlzeiten selbst – per Suche oder Barcode-Scan über die OpenFoodFacts-Datenbank. Die Einträge sind in der Akte sichtbar.

Messwerte und Verlauf: Gewicht, Umfänge, Körperzusammensetzung und eigene Messgrößen mit Verlaufsdiagrammen.

Vorher-/Nachher-Fotos mit Zeitachse.

Berichte: Fortschritt und Sitzungsverlauf als PDF-Bericht mit Ihrem Logo und Ihren Farben – zum Aushändigen oder Versenden.

Feedback: Klientinnen sehen Sitzungsnotizen und Pläne im Portal und beantworten Formulare dort; eine Chat-Funktion gibt es nicht.

Nicht vorhanden: Anbindung von Wearables oder Fitness-Apps (Apple Health, Fitbit, Garmin).

17. Inwiefern bietet Ihre Software mit Datenbanken für Lebensmittel & Rezepte?
    • Werden Datenbanken regelmäßig aktualisiert?
    • Möglichkeit zur Erweiterung durch eigene Rezepte?
    • Filterfunktionen (z. B. Allergene, Nährwerte)?
    • Weiteres zum Thema Datenbanken für Lebensmittel & Rezepte?

Kuratierte Basisdatenbank mit rund 520 Grundnahrungsmitteln, mehrsprachig gepflegt und bebildert – bewusst kompakt und sauber, damit die Auswahl im Alltag schnell geht.

OpenFoodFacts für Markenprodukte und Barcode-Suche; diese Quelle wird laufend aktualisiert.

Länderspezifische Daten für Märkte, in denen wir aktiv sind – Produkte, die eine rein internationale Datenbank nicht kennt.

Eigene Erweiterung: eigene Rezepte und eigene Lebensmittel lassen sich anlegen und in Pläne übernehmen; eine Rezeptbibliothek gehört zum Umfang.

Filter nach Kategorie und Nährwerten. Die Allergenkennzeichnung ist nur so vollständig wie die Quelle – bei OpenFoodFacts hängt sie an den Angaben des Herstellers.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Ernährungsrechner & Analysetools?
    • Nährwertberechnungen (Makro- und Mikronährstoffe)?
    • Analyse bestehender Ernährungspläne?
    • Automatischer Vergleich mit Referenzwerten und Empfehlungen (z.B. DGE, WHO oder EFSA)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Ernährungsrechner & Analyse?

Hier ziehen wir bewusst eine klare Grenze, damit niemand später enttäuscht wird:

• Vorhanden: automatische Berechnung von Kalorien, Eiweiß, Kohlenhydraten und Fett – pro Lebensmittel, pro Mahlzeit, pro Tag und über den gesamten Plan. Damit lässt sich ein Plan gegen ein Kalorien- und Makroziel führen.
• Vorhanden: Analyse bestehender Vitena-Pläne auf dieser Ebene sowie Auswertung der Tagebucheinträge der Klientin.
• Nicht vorhanden: Mikronährstoff-Analyse (Vitamine, Mineralstoffe, Spurenelemente) und automatischer Abgleich mit DGE-, WHO- oder EFSA-Referenzwerten. Wer eine BLS-Vollanalyse als Kern der täglichen Arbeit braucht, sollte ein spezialisiertes Analyseprogramm einsetzen – gegebenenfalls parallel zu Vitena.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Online-Terminvereinbarung?
    • Können Kunden Termine direkt online buchen?
    • Gibt es eine automatische Synchronisation mit Kalendern (z. B. Google, Outlook, etc.)?
    • Können Terminbestätigungen und Erinnerungen automatisiert versendet werden?
    • Lassen sich Stornierungen oder Umbuchungen digital abwickeln?
    • Gibt es eine Wartelisten- oder Auslastungsfunktion?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminvereinbarung?

• Direkte Online-Buchung: ja – über Ihre öffentliche Profilseite und über das Vitena-Verzeichnis, rund um die Uhr, ohne dass die Klientin ein Konto anlegen muss.
• Verfügbarkeitsregeln je Fachkraft, je Leistung und je Standort; Puffer- und Vorlaufzeiten einstellbar.
• Kalendersynchronisation: Google Kalender in beide Richtungen. Outlook/Exchange derzeit nicht.
• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail. SMS und WhatsApp sind nicht Teil des Umfangs.
• Stornierung und Umbuchung erledigt die Klientin selbst über den Portal-Link – ohne Anruf und ohne Konto.
• Neu und in diesem Vergleichsfeld eher ungewöhnlich: Bei der Buchung wählt die Klientin die Leistung und gibt an, wer zahlt (Selbstzahler, private Versicherung, Einrichtung). Preisanzeige und die Frage nach einer Anzahlung richten sich danach. Pro Leistung lässt sich eine Vorauszahlung verlangen, um den Termin zu reservieren.
• Nicht vorhanden: Wartelistenfunktion mit automatischem Nachrücken. Die Auslastung sehen Sie in den Auswertungen; eine automatische Warteliste steht auf der Roadmap.
• Empfang und Wartezimmer: Für Praxen mit Empfangstresen gibt es seit Kurzem eine Empfangsansicht mit Wartezimmer-Anzeige und mehrstufigem Besuchsablauf (angekommen – in Behandlung – abgeschlossen).

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kundenkommunikation?
    • Kundenportal/App oder Self-Service-Bereich für Ihre Klienten?
    • Gibt es eine Chat- oder Nachrichtenfunktionen?
    • Wird eine Möglichkeit zur Videoberatung unterstützt?
    • Automatisierte Erinnerungs- und Follow-Up-E-Mails/Nachrichten (z.B. WhatsApp)?
    • Weitere Kommunikationsfunktionen?

Klientenportal ohne Registrierung – der wichtigste Punkt in diesem Abschnitt. Ihre Klientin öffnet einen Link und sieht Termine, Besuchshistorie, Ernährungspläne, Einkaufsliste, Sitzungsnotizen, Formulare und Berichte. Kein Konto, kein Passwort, keine App-Pflicht.

Android-App für Klientinnen und Klienten, die es lieber als App auf dem Startbildschirm haben.

Automatisierte E-Mails: Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, Portal-Einladung, Besuchszusammenfassung.

Nicht vorhanden: Chat- bzw. Nachrichtenfunktion, WhatsApp- und SMS-Versand, eigene Videosprechstunde. Für Videotermine hinterlegen Sie einen externen Meeting-Link am Termin; die Klientin findet ihn in der Bestätigung und im Portal.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Rechnungsstellung?
    • Können Rechnungen automatisiert erstellt werden?
    • Sind verschiedene Rechnungsarten möglich (z. B. nach Stunden, etc.)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

• Leistungskatalog mit Preisen je Leistung, Kostenträger und Fachkraft – als öffentliche Preisliste auf Ihrer Profilseite veröffentlichbar.
• Mehrpositionige Sitzungsabrechnung: Ein Termin kann mehrere Leistungen enthalten (etwa Erstgespräch plus Körperanalyse); die Positionen werden einzeln erfasst und summiert.
• Vorauszahlung pro Leistung, um einen Termin zu reservieren.
• Offene Posten: Zahlungen und Außenstände werden geführt, getrennt nach Zahler – inklusive Beträgen, die von einer Einrichtung oder Versicherung erwartet werden.
• Nicht vorhanden: automatisiertes Mahnwesen, Bankkonten-Anbindung mit Zahlungsabgleich, DATEV- oder Steuerberater-Export, GKV-/§302-Abrechnung. Die Abrechnung ist auf Selbstzahler-Praxen ausgelegt; die Buchhaltungsanbindung steht auf der Roadmap.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Ernährungsberatungs-spezifischen Funktionen?
    • Möglichkeit zur Personalisierung oder Branding (z.B. über eine eigene (White Label-)App)?
    • Dokumenten- und Dateiablage für Beratungsunterlagen?
    • Zugriff auf wissenschaftliche Datenbanken/aktuelle Ernährungsempfehlungen?
    • Gibt es einen Barcodescanner zur Erfassung von Lebensmitteln?
    • Nährwert-Analysen durch Abfotografieren von Gerichten?
    • … weitere?

• Branding: Logo, Markenfarben sowie eigene Kopf- und Fußzeilen in Berichten und PDFs; dazu die öffentliche Profilseite mit eigenem Erscheinungsbild. Eine echte Whitelabel-App unter Ihrem Namen gibt es nicht.
• Dokumenten- und Dateiablage pro Klient für Beratungsunterlagen, Befunde und Fotos.
• Barcodescanner: ja – im Ernährungstagebuch der Klienten-App über OpenFoodFacts.
• Digitale Einwilligungserklärung mit versionierten Vorlagen, elektronischer Unterschrift und signiertem PDF-Archiv; die Vorlage lässt sich an eine Leistung koppeln, sodass die passende Einwilligung automatisch beim richtigen Termin erscheint.
• Nicht vorhanden: Zugriff auf wissenschaftliche Fachdatenbanken, Nährwertanalyse per Foto eines Gerichts.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen bzw. Schnittstellen hierfür (oder Export an Steuerberater?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • …weitere?

• Auswertungen: Termin- und Buchungszahlen, Umsatz und offene Posten nach Leistung und Kostenträger, Auslastung je Fachkraft.
• Sichtbarkeits-Auswertung: Sie sehen, wie oft Ihre öffentliche Profilseite aufgerufen wurde und wie viele Aufrufe zu einer Buchung geführt haben. Das ist die Kennzahl, die den Verzeichnis-Teil messbar macht.
• Nicht vorhanden: Finanzbuchhaltung, DATEV-Schnittstelle, Steuerberater-Export. Steht auf der Roadmap; heute exportieren Praxen die Umsatzübersicht manuell.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Der kostenlose Tarif hat eine faire Nutzungsgrenze beim monatlichen Terminvolumen – eine eingehende Buchung wird dabei aber nie abgelehnt: Die Grenze betrifft den Funktionsumfang der Fachkraft, nicht das, was eine Klientin tun kann. Preise verstehen sich pro Monat; die Abrechnung ist auch in türkischer Lira und US-Dollar möglich. Alle Preise stehen öffentlich unter vitena.care/de/pricing.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Kanäle: Chat direkt in der Anwendung, WhatsApp, E-Mail und Kontaktformular. Ein Videotermin für Einrichtung oder Rückfragen ist auf Wunsch möglich – auf Englisch. Keine Telefon-Hotline, keine Fernwartung, kein 24/7-Versprechen – wir schreiben das lieber ehrlich hin, als eine Erreichbarkeit zuzusagen, die wir nicht halten können.

Assistent rund um die Uhr: Ein KI-gestützter Assistent im Produkt beantwortet Fragen zur Bedienung jederzeit und übergibt an das Team, wenn er nicht weiterkommt. Das ersetzt keine Hotline, deckt aber den häufigsten Fall – „wo finde ich das?“ – sofort ab.

Inhouse: Der Support kommt vom Produktteam selbst, nicht von einem externen Callcenter. In der Praxis antwortet häufig der Gründer.

Wartezeiten: in der Regel innerhalb eines Werktages; in der Vollversion bevorzugt.

Sprachen: Deutsch und Englisch schriftlich; Videotermine auf Englisch.

Hilfe zur Selbsthilfe: geführte Produkttouren direkt in der Anwendung, die sich jederzeit wiederholen lassen, kontextbezogene Hinweise an den Stellen, an denen erfahrungsgemäß Fragen entstehen, sowie ein FAQ-Bereich auf der Website.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Kostenlose Testversion: Zwei Wege. Erstens ein dauerhaft kostenloser Tarif – kein Ablaufdatum, keine Kreditkarte, kein automatisches Upgrade; das ist ausdrücklich keine Testphase. Zweitens 30 Tage full Vitena zum Testen des vollen Funktionsumfangs, ebenfalls ohne Zahlungsdaten. Läuft der Testzeitraum aus, fallen Sie in den kostenlosen Tarif zurück – Ihre Daten bleiben erhalten und werden nicht gelöscht.

Einrichtung: Die Selbsteinrichtung dauert wenige Minuten – Profil, Leistungen, Verfügbarkeiten, fertig. Auf Wunsch richten wir das gemeinsam mit Ihnen ein, kostenfrei.

Importfunktion für Bestandsdaten: ja. Ein geführter Import übernimmt Ihren bestehenden Klientenstamm aus einer CSV-Datei. Sie laden zuerst eine deutschsprachige Vorlage herunter, füllen sie aus – oder exportieren sie aus Ihrem bisherigen Programm bzw. aus Excel –, und laden sie hoch. Vor dem Übernehmen sehen Sie eine Vorschau mit Prüfergebnis: fehlerhafte oder unvollständige Zeilen werden markiert, bevor irgendetwas gespeichert wird. Der Import deckt Stammdaten ab; alte Sitzungsnotizen und Pläne aus einem Vorgängerprogramm lassen sich als Datei an die Akte anhängen.

Wechselservice: ja. Auf Wunsch begleiten wir den Umstieg persönlich – von der Aufbereitung der Importdatei bis zur Einrichtung von Leistungen und Verfügbarkeiten. Kostenfrei, auch im kostenlosen Tarif.

27. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Sehr aktiv – Funktionsreleases in Zyklen von etwa zwei bis vier Wochen. Allein in den vergangenen Wochen sind erschienen:

• Leistungskatalog mit Preisen und Kostenträger-Angabe, inklusive Filter im Verzeichnis
• Mehrpositionige Sitzungsabrechnung und Verwaltung offener Posten
• Kostenträger und Vorauszahlung direkt im Buchungsvorgang
• Empfangsansicht mit Wartezimmer-Anzeige für Praxen mit Empfangstresen
• Digitale Einwilligungserklärung mit elektronischer Unterschrift und signiertem PDF-Archiv

Nutzerfeedback fließt unmittelbar ein: Das Team ist klein, es gibt keine Ticket-Ebene zwischen Ihnen und der Entwicklung. Mehrere der oben genannten Funktionen sind genau so entstanden – die digitale Einwilligung etwa, weil sie in einigen Fachgebieten rechtlich verlangt wird und auf Papier den Ablauf am Empfang aufhält.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Über 100 Betriebe haben bei uns ein Konto. Wir sind ein junges Produkt und sagen offen: Ein Teil davon befindet sich noch in der Einrichtungsphase. Was uns am häufigsten zurückgemeldet wird:

• Die Startgeschwindigkeit. Die Profilseite mit Buchungsfunktion steht am selben Tag – ohne Vertriebstermin, ohne Einrichtungsgebühr.
• Das Klientenportal ohne Registrierung. Das ist der Punkt, der in Gesprächen am häufigsten genannt wird: Klientinnen und Klienten nutzen es tatsächlich, weil sie kein Konto anlegen müssen.
• Der kostenlose Tarif als echter Tarif. Gerade neu gegründete Praxen schätzen, dass sie nicht in eine Frist laufen.

Häufigste Wünsche: tiefere Nährwertanalyse auf Mikronährstoff-Ebene, GKV-Abrechnung und eine integrierte Videosprechstunde. Alle drei sind bewusste Abgrenzungen – wir sagen das lieber vorher, als es später zu enttäuschen. Der ebenfalls häufig gewünschte Datenimport ist inzwischen umgesetzt.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Über 100 registrierte Betriebe; verteilt über mehrere europäische Märkte, mit Schwerpunkt auf Praxen, die direkt mit der Klientin abrechnen.

Gelistet und mit gepflegtem Anbieterprofil vertreten auf G2, Capterra, GetApp, Software Advice, OMR Reviews und AlternativeTo sowie im Unternehmensverzeichnis Crunchbase.

Ehrlich gesagt: Öffentliche Bewertungen haben wir noch wenige – wir sammeln sie nicht über Kampagnen ein, sondern warten, bis Praxen lange genug mit uns arbeiten. Marktanteile im deutschsprachigen Raum beanspruchen wir nicht.

Unsere Position im Vergleichsfeld: Wir treten nicht gegen die BLS-Analyseprogramme an. Deren Kern ist die Nährstoffrechnung, unserer ist die Praxisführung plus Klientengewinnung. Für viele Beraterinnen und Berater sind das zwei verschiedene Werkzeuge – und wir halten es für ehrlicher, das so zu sagen.

30. Schlussplädoyer: Für welche Ernährungsberatungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders gut geeignet für:

• Selbstständige Ernährungsberaterinnen und -berater sowie kleine bis mittlere Praxen und Gemeinschaftspraxen von 1 bis 30 Personen
• Praxen, die Selbstzahler betreuen und direkt mit der Klientin abrechnen
• Neu gegründete Praxen, deren eigentliches Problem nicht die Verwaltung, sondern die Klientengewinnung ist
• Praxen, die ihren Klientinnen einen digitalen Zugang geben wollen, ohne sie zu einer Registrierung zu zwingen
• Gemischte Teams mit mehreren Fachrichtungen unter einem Dach
• Praxen mit mehrsprachiger Klientel

Weniger geeignet für:

• Praxen, deren Abrechnung über die gesetzliche Krankenversicherung läuft (§302, TI-Anbindung)
• Anwenderinnen und Anwender, deren tägliche Arbeit die vollständige Nährstoffanalyse nach BLS mit DGE-Referenzabgleich ist
• Praxen, die eine integrierte Videosprechstunde aus einer Hand benötigen
• Größere Einrichtungen mit mehr als 30 Arbeitsplätzen oder mit Anforderungen an eine Fibu-Anbindung

Abschließende Bemerkungen

Zum Modell, weil es der Punkt ist, den wir am häufigsten erklären: Vitena besteht aus zwei Hälften, die sich gegenseitig tragen. Die eine ist die Praxissoftware, die andere ein öffentliches Verzeichnis, in dem Menschen eine Fachkraft suchen und direkt buchen. Die Software allein wäre eine unter vielen; das Verzeichnis allein wäre ein Portal ohne Werkzeug. Zusammen bedeuten sie für eine Praxis: Sie verwalten nicht nur Ihre Klientinnen, Sie bekommen auch neue. Deshalb steht auf unserer Startseite die Suche und nicht die Funktionsliste – und deshalb gibt es für Fachkräfte eigene Einstiegsseiten.